Rozpraszacze uwagi w pracy. Jak je ograniczyć?

Jak często coś Cię rozprasza w pracy?
To pytanie jest niemal śmieszne, prawda? Większość z nas rozprasza się kilka, jeśli nie kilkanaście razy w ciągu dnia.
Otrzymujemy pilne maile i telefony. Robimy sobie przerwy na przeglądanie Internetu. Współpracownicy wchodzą do pokoju na krótkie pogawędki lub wysyłają nam zabawne wiadomości przez komunikatory internetowe.
Co więcej (i w zależności od skomplikowania Twojej pracy), skoncentrowanie się po takim oderwaniu uwagi może zająć dobrych kilka minut.
Załóżmy, że coś rozpraszało nas 10 razy w ciągu dnia. Wystarczy pomnożyć stracony czas przez 10, by zrozumieć dlaczego czasem nie udaje nam się osiągnąć wysokiej jakości wykonanej pracy.
Nauczenie się jak zminimalizować rozpraszanie uwagi może radykalnie poprawić Twoją wydajność i skuteczność oraz zredukować stres.
Bez zakłóceń możesz osiągnąć stan uskrzydlenia, wykonywać pracę wysokiej jakości i mieć lepsze wyniki.

E-mail
Mimo, że e-mail to niesamowicie użyteczny wynalazek, jest również jeden z największych „rozpraszaczy” uwagi, z jakimi spotykamy się w pracy. Wielu z nas mogłoby spędzać całe dnie czytając i odpowiadając na e-maile.

  • Zaplanuj „czas na e-mail”  –  Zminimalizuj to zakłócenie przez zaplanowanie konkretnych przerw na sprawdzanie i odpowiadanie na maile. Dla przykładu, możesz sprawdzać skrzynkę pocztową od razu po przyjechaniu do pracy, w przerwie obiadowej i tuż przed wyjściem i przydzielić pół godziny każdego dnia na odpowiadanie na maile. (Jeśli tak zrobisz, dobrze byłoby poinformować współpracowników i klientów, że jeśli muszą się z Tobą skontaktować, powinni to zrobić w inny sposób.)
  • Sprawdzaj skrzynkę i odpowiadaj na maile w okresach „niskiej produktywności”  – Pamiętaj, że w ciągu dnia są takie godziny, w których pracujesz najwydajniej. Niektórym najlepiej pracuje się rano, innym – późno w nocy. Zaplanuj sobie sprawdzanie skrzynki pocztowej na mniej produktywne okresy, zachowując godziny szczytowej formy na kreatywną pracę wysokiej jakości.
  • Zmień maile w działania – Jeśli odpowiedź na dany mail lub związana z nim czynność potrwa więcej niż kilka minut, dodaj go jako nowe działanie na swojej Liście Zadań lub w Programie Działania.
  • Wyłącz swój program pocztowy – Gdy nie używasz programu pocztowego, wyłącz go całkowicie – a przynajmniej wyłącz wszelkie powiadomienia, które mogą rozpraszać Twoją uwagę. Usunie to pokusę ciągłego sprawdzania skrzynki.
  • Większość programów pocztowych pozwala na odbiór nowych maili ręcznie, przy pomocy przycisku „wyślij/odbierz” lub ustalenie automatycznego odbioru na określone pory dnia (np. co trzy godziny).

Dezorganizacja
Zdezorganizowane biurko lub biuro może bardzo rozpraszać. Jeśli Twoje miejsce pracy lub życie zawodowe jest zdezorganizowane, jasne myślenie i planowanie może być utrudnione.
Zorganizowanie się to temat-rzeka, o którym można pisać książki – i tak jest!

Komunikatory Internetowe
Komunikatory internetowe mogą być użyteczne. To, że współpracownicy mogą komunikować się ze sobą bez wstawania i chodzenia z pokoju do pokoju, często kończy się jednak rozpraszaniem uwagi.
Jeśli używasz komunikatorów internetowych (które mogą być niezwykle przydatne, jeśli wykorzystuje się je w ściśle określony sposób), naucz się korzystać z nich jedynie przy krótkich, szybkich zapytaniach. Często lepiej jest użyć maila lub telefonu w bardziej skomplikowanych sprawach.
Jeśli wiesz, że rozpraszają Cię komunikatory, rozważ ustalenie określonych okresów „dostępności” w ciągu dnia. Gdy nie chcesz, aby do Ciebie pisano, wyłącz program lub ustaw status „zajętości”. Jeśli ktoś potrzebuje się z Tobą kontaktować upewnij się, że zna Twoje „godziny kontaktu”.

Rozmowy Telefoniczne
Dla niektórych osób dzwonek telefonu stał się niemal dzwonkiem Pawłowa – myślimy, że musimy odebrać, nawet jeśli skupiamy się na czymś ważnym.
Zminimalizuj rozpraszanie uwagi przez telefony wyłączając aparat w swoich najwydajniejszych godzinach pracy.
Możesz też poinformować swoich kolegów, że nie będzie odbierać nieistotnych telefonów w określonych godzinach, np. od południa do 14.
Możesz też wprowadzić zwyczaj używania komunikatorów Internetowych do pytania współpracowników, czy mogą odebrać telefon.
Jeśli współpracownicy skupiaj się w danej chwili na pracy, mogą odpisać „za dziesięć minut” bez dekoncentracji.

Internet
Surfowanie po sieci może zabierać ogromną ilość czasu każdego dnia. Gdy zaczynamy szukać w internecie jednej rzeczy, łatwo zatracić się na 20 lub więcej minut.

  • Czytaj wiadomości przed rozpoczęciem dnia – Odwiedzaj strony z wiadomościami lub czytaj gazety przed pracą tak, byś wiedział co dzieje się na świecie. Dzięki temu nie rozproszą Twojej uwagi w ciągu dnia.
  • Zamykaj przeglądarkę – Wyeliminuj zakłócenia spowodowane internetem zamykając swoją przeglądarkę, gdy jej nie używasz. Jeśli ciągle sprawdzasz swoją osobistą skrzynkę pocztową lub odwiedzasz portale społecznościowe takie jak Facebook , Twitter, Nasza Klasa,  wyloguj się z konta. Jeśli będziesz musiał spędzać dodatkowe kilka sekund na logowaniu, może przypomni Ci to o fakcie, że nie skupiasz się na pracy.
  • (Pamiętaj jednak, że narzędzia takie jak Twitter stają się coraz bardziej użytecznym sposobem bycia na bieżąco z wydarzeniami w Twojej branży. Upewnij się tylko, że sprawdzasz je określoną ilość razy w ciągu dnia – np. przed przerwą obiadową i na koniec dnia.)
  • Wykorzystaj specjalne oprogramowanie – Istnieje kilka użytecznych programów, takich jak Freedom i Anti-Social, które pomagają wyeliminować internetowe „rozpraszacze”. Możesz określić strony, które chcesz zablokować i ustalić okres czasu, przez jaki zablokowanie jest aktywne. Używanie takiej technologii do zabronienia sobie dostępu może dużo pomóc.
  • Rób sobie krótkie przerwy internetowe – Pamiętaj, że robienie sobie krótkich przerw, zwłaszcza po godzinie lub więcej dużego skupienia, może pomóc Twojemu umysłowi odpocząć. Te drobne przerwy pozwolą Tobie powrócić do pracy z nową energią. Używaj swobodnego przeglądania internetu jako nagrody za każdą godzinę poświęconą na skoncentrowaną pracę wysokiej jakości – poczujesz wtedy, że zapracowałeś na ten czas.

Inni Ludzie
Często za największe rozpraszanie uwagi odpowiadają współpracownicy.

  • Zamknij drzwi – Zamknij drzwi do swojego pokoju w którym pracujesz  tak, aby ludzie nie wpadali mimochodem. Jeśli i tak pukają lub przychodzą, wyjaśnij im, że kiedy Twoje drzwi są zamknięte, nie powinni Tobie przeszkadzać bez wyraźnego powodu. Pomóc może też wywieszenie tabliczki na drzwiach. (Jeśli jesteś kierownikiem, pojawia się tu wyraźny problem związany z – bardzo ważnym – zapewnieniem, że Twoje „drzwi są zawsze otwarte” dla każdego członka Twojego zespołu. Rozważ pracę z domu lub w sali konferencyjnej, gdy nie chcesz aby Ci przeszkadzano.)
  • Używaj słuchawek – Jeśli pracujesz w środowisku otwartego biura, ludzie mniej będą Ci przeszkadzać, gdy będziesz miał słuchawki. (Nie musisz nawet słuchać muzyki!)
  • Porozmawiaj z „przeszkadzaczem” – Jeśli dzielisz pokój z osobą, która często Ci przeszkadza, porozmawiaj z nią na temat problemu – może nie wiedzieć, że rozprasza Twoją uwagę. Jeśli współpracownik często przychodzi, siada i rozmawia przez chwilę, nie pozwól na to – umieść górę papierów na krześle, którego by użył, albo wstawaj gdy tylko wejdzie do Twojego pokoju.

Środowisko Pracy
Okna, ruchliwa ulica lub głośni współpracownicy mogą zakłócać spokój w Twoim środowisku pracy.
Pracuj w innym miejscu – Jeśli to możliwe, pracuj w sali konferencyjnej lub pustym pokoju, by odzyskać koncentrację. Jeśli Twoja praca na to pozwala, praca w różnym otoczeniu, takim jak dom, biblioteka, czy kawiarnia, może pomóc Ci bardziej się skupić.

Inne Projekty i Zadania
Przytłaczająca Lista Zadań może być jednym z głównych powodów rozproszenia w ciągu dnia. Możesz wtedy zwlekać z tymi zadaniami, zwyczajnie dlatego, że masz zbyt wiele do roboty, co jeszcze bardziej obniża Twoją produktywność.

  • Uporządkuj swoją Listę Zadań podług ważności – Zobowiąż się do wykonania dwóch najważniejszych zadań z listy każdego dnia.
  • Prześledź swój dzień – Wybierz jeden dzień by dokładnie sprawdzić, na co tracisz czas. Możesz odkryć, że spędzasz pięć godzin zajmując się zakłóceniami i nagłymi sprawami, a jedynie cztery wykonując rzeczywistą pracę. Ocena ta pokaże Ci potem, że w ciągu dnia masz jedynie cztery produktywne godziny na wykonanie najważniejszych zadań.
  • Zleć – Naucz się jak efektywnie zlecać. Jest to ważna rzecz przy zarządzaniu przytłaczającą listą zadań i projektów.

Zmęczenie
Aby dzień był produktywny, do pracy musisz przychodzić dobrze wypoczęty.

  • Wyśpij się – Wiele osób nie śpi wystarczająco długo w nocy. Jeśli jesteś zmęczony, łatwo jest rozproszyć Twoją uwagę.
  • Nie odwadniaj się – Jeśli nie pijesz wystarczająco dużo i odwadniasz się, myślenie może być utrudnione. Odwodnienie prowadzi do zmęczenia i obniżenia sprawności umysłowej. Zawsze miej na biurku butelkę wody i pij z niej regularnie w ciągu dnia.
  • Idź na spacer – Jeśli w pracy czujesz się zmęczony, wyjdź na spacer. Świeże powietrze i ruch dadzą Twojemu organizmowi energię i zwiększą Twoją sprawność umysłową.
  • Zwróć uwagę na swoją dietę – Twoja dieta również może mieć wpływ na odczucie zmęczenia. Dla przykładu, unikaj ciężkostrawnych obiadów – zamiast tego jedz mniejsze, zdrowe przekąski w ciągu dnia.

Podsumowanie

      • Każdy z nas codziennie stawia czoła sytuacjom rozpraszającym uwagę. Nie tylko obniżają one naszą produktywność, ale także zwiększają poziom stresu.
      • Prawdopodobnie wiesz, co najbardziej Ciebie rozprasza – telefony, maile, wiadomości, przeglądanie Internetu, współpracownicy, itd. Strategie takie jak sprawdzanie maila, wyłączenie telefonu i opuszczanie biura w celu pracy w spokojniejszym otoczeniu, mogą wyeliminować takie sytuacje, dzięki czemu zrobisz więcej.
      • Wypróbuj kilka strategii by znaleźć te, które są najlepsze dla Ciebie, a potem trzymaj się ich!

Zamieść swój komentarz i zapisz się na darmową konsultację. Klikając w Konsultacja w prawym dolnym rogu możesz od razu wybrać dzień i godzinę. Zapraszam.

baner_coachingskype - Kopia

Zostaw komentarz